Privacybeleid

1. Op wie dit beleid van toepassing is

ConvoScore heeft twee soorten gebruikers, en dit beleid geldt voor allebei. Als accounthouder geef je ons je eigen gegevens om je dashboard te laten werken, en voor die gegevens is ConvoScore de verwerkingsverantwoordelijke. Als bezoeker van een website die een ConvoScore-chatbot heeft ingesloten, gaat de informatie die je deelt naar de site-eigenaar: voor die gegevens is de site-eigenaar de verwerkingsverantwoordelijke en treedt ConvoScore alleen op als diens verwerker, die de gegevens verwerkt volgens diens instructies.

2. Gegevens die we verzamelen

We verzamelen de volgende categorieën gegevens:

• Accountgegevens: je naam, een optionele bedrijfsnaam, je e-mailadres en ofwel een veilig gehasht wachtwoord ofwel, als je met Google inlogt, je Google-accountidentificatie.
• Site- en configuratiegegevens: de sites en chatbots die je maakt, de tekst en instellingen ervan, en je eigen Gemini-API-sleutel als je ervoor kiest die op te geven (versleuteld opgeslagen).
• Bezoekers- en gespreksgegevens: alles wat een bezoeker in een chatbot typt, doorgaans naam, bedrijf, contactgegevens en de aangegeven behoefte, samen met het volledige afschrift en de daaruit afgeleide prioriteit en gestructureerde velden.
• Technische gegevens: IP-adres, browser-user-agent en tijdstempels in serverlogs, bewaard voor beveiliging en probleemoplossing.
• Factureringsgegevens: je abonnement, je abonnementsstatus en Paddle-klant- en -abonnementsidentificaties. Kaartgegevens worden volledig door Paddle verwerkt; wij zien of bewaren ze nooit.

3. Hoe we gegevens gebruiken en rechtsgronden

We gebruiken account- en sitegegevens om het dashboard te leveren en je chatbots te laten werken (uitvoering van onze overeenkomst met jou). We gebruiken gespreksgegevens van bezoekers om gestructureerde aanvragen voor de site-eigenaar te genereren en om het gesprek zelf te voeren, waarbij berichtinhoud naar de Gemini-API van Google wordt gestuurd voor taalbegrip (op instructie van de site-eigenaar, als diens verwerker). We gebruiken technische gegevens om de Service veilig te houden en problemen te diagnosticeren (ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende dienst). We gebruiken je e-mailadres om service- en factureringsmeldingen te sturen (overeenkomst) en, alleen met je toestemming, af en toe productnieuws. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken bezoekersgesprekken niet om onze eigen modellen te trainen.

4. Subverwerkers en waar je gegevens worden opgeslagen

We maken gebruik van een klein aantal infrastructuurleveranciers om ConvoScore te laten werken. Elke leverancier verwerkt gegevens alleen voor zover nodig om zijn deel van de Service te leveren.

• Neon (Neon Inc.) — de PostgreSQL-database die alle account-, site-, gespreks- en leadgegevens opslaat. Gehost in de Europese Unie, regio eu-central-1 (Frankfurt, Duitsland). Levert de continue back-ups die voor herstel worden gebruikt.
• Vercel (Vercel Inc.) — applicatiehosting, serverless functies en CDN. Voert de code uit die verzoeken verwerkt; de rekenkracht draait voornamelijk in de Verenigde Staten. Vercel ontvangt geen aparte kopie van de database.
• Google (Google LLC) — de Gemini-API verwerkt de berichtinhoud van gesprekken om berichten van bezoekers te begrijpen en gestructureerde velden te extraheren, op de infrastructuur van Google, voornamelijk in de Verenigde Staten. Als een site-eigenaar zijn eigen Gemini-API-sleutel opgeeft, worden de gesprekken van die site verwerkt onder die sleutel en de voorwaarden van Google met die klant. Google Analytics (eveneens Google LLC) wordt gebruikt op de marketingsite, maar alleen nadat je toestemming hebt gegeven voor analytische cookies via de cookievoorkeurenbanner.
• E-mailbezorging — transactionele e-mail (leadmeldingen, wachtwoordherstel, facturerings- en incidentmeldingen) wordt verzonden via een externe SMTP-leverancier, momenteel Google (Gmail / Google Workspace), in de Verenigde Staten.
• Paddle (Paddle.com Market Limited) — Merchant of Record voor betaalde abonnementen. Verwerkt je facturerings- en betaalgegevens als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacybeleid; gevestigd in het Verenigd Koninkrijk.

5. Internationale gegevensoverdrachten

Je opgeslagen gegevens bevinden zich in de EU, maar een deel van de verwerking gebeurt in de Verenigde Staten (Vercel-rekenkracht, de Gemini-API van Google, e-mailbezorging). Waar persoonsgegevens buiten de EU/EER, het VK of Türkiye worden overgedragen, vertrouwen we op de overdrachtsmechanismen die deze leveranciers bieden, voornamelijk de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-VS-gegevensprivacykader. Je kunt ons om meer details over een specifieke overdracht vragen.

6. Gegevensbewaring

We bewaren gegevens alleen zolang ze nodig zijn:

• Accountgegevens: bewaard zolang je account open is en verwijderd binnen 30 dagen na sluiting van het account, behalve wanneer een wettelijke of fiscale verplichting ons verplicht iets langer te bewaren.
• Bezoekers- en gespreksgegevens: bewaard totdat je ze verwijdert of de site sluit; dit beheer je vanuit je dashboard. We leggen geen eigen vervaltermijn op, dus je moet leadgegevens die je niet meer nodig hebt zelf verwijderen.
• Serverlogs: bewaard tot 30 dagen en daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Databaseback-ups: een voortschrijdend point-in-time recovery-venster van ten minste 7 dagen; verwijderde records vallen uit de back-ups naarmate dat venster vooruitschuift.
• Factureringsgegevens: factuur- en transactiegegevens worden door ons en door Paddle bewaard zolang de belastingwetgeving dat vereist, doorgaans enkele jaren.

7. Gegevensisolatie tussen tenants

De chatbotconfiguratie, gesprekken en leads van elke site zijn beperkt tot die site en de eigenaar ervan. De toegang wordt bij elk verzoek gecontroleerd tegen het ingelogde account, en gegevens gaan nooit van de ene tenant naar de andere.

8. Cookies en lokale opslag

Het dashboard gebruikt een sessiecookie om je ingelogd te houden; deze is strikt noodzakelijk en wordt pas ingesteld nadat je hebt ingelogd. De insluitbare widget gebruikt lokale opslag op het apparaat van de bezoeker zelf om een lopend gesprek te hervatten, en de marketingsite onthoudt je taalkeuze en je cookievoorkeur, allemaal strikt noodzakelijk. Met je toestemming, gegeven via de cookievoorkeurenbanner (op elk moment opnieuw te openen via de link "Cookievoorkeuren" in de voettekst), plaatsen we ook Google Analytics-cookies om geaggregeerd verkeer naar de marketingsite te begrijpen; er worden geen andere dan strikt noodzakelijke cookies geplaatst totdat je toestemming geeft, en je kunt je toestemming op elk moment intrekken. We plaatsen geen advertentie- of cross-sitetrackingcookies.

9. Je rechten

Afhankelijk van waar je woont, waaronder onder de AVG van de EU/het VK en de KVKK van Türkiye, heb je mogelijk het recht om de persoonsgegevens die we over je bewaren in te zien, te corrigeren, te exporteren (overdraagbaarheid), te verwijderen of de verwerking ervan te beperken, en om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Om een recht met betrekking tot je eigen accountgegevens uit te oefenen, neem je contact met ons op vanaf je account-e-mail; we reageren binnen 30 dagen. Als je verzoek een bezoeker betreft van wie de gegevens via je site zijn verzameld, helpen we je als verwerker, maar het verzoek moet normaal gesproken aan jou als verwerkingsverantwoordelijke worden gericht. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij je lokale gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Hoe we gegevens beschermen

Beveiligingsmaatregelen omvatten:

• Wachtwoorden worden alleen opgeslagen als gesalte hashes, nooit in platte tekst.
• De Gemini-API-sleutel van elke site wordt in rust versleuteld met AES-256-GCM en wordt nooit in platte tekst teruggegeven via het dashboard of enige API.
• Al het verkeer wordt geleverd via HTTPS/TLS.
• Toegang tot dashboardgegevens wordt per account geautoriseerd en bij elk verzoek afgedwongen.
• De database wordt gehost in de EU met toegang beperkt tot de applicatie, en continue back-ups zijn ingeschakeld.

11. Melding van datalekken

Als we op de hoogte raken van een beveiligingsinbreuk die je persoonsgegevens treft, onderzoeken we die onverwijld, nemen we maatregelen om die in te dammen en stellen we je zonder onnodige vertraging per e-mail op de hoogte, en binnen 72 uur waar de wet dat vereist, met inbegrip van wat er is gebeurd, welke gegevens betrokken zijn en wat wij en jij eraan kunnen doen. Waar we optreden als jouw verwerker voor bezoekersgegevens, stellen we je op de hoogte zodat je aan je eigen meldplichten als verwerkingsverantwoordelijke kunt voldoen.

12. Gegevens van kinderen

ConvoScore is een zakelijk hulpmiddel en is niet gericht op kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als je denkt dat een kind gegevens via een chatbot heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en we verwijderen ze.

13. Wijzigingen van dit beleid

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wezenlijke wijzigingen worden weergegeven met een bijgewerkte datum "Laatst bijgewerkt" op deze pagina, en bij significante wijzigingen stellen we accounthouders vóór de inwerkingtreding op de hoogte per e-mail of via een melding in het dashboard.

14. Contact

Vragen over dit Privacybeleid, of het uitoefenen van een privacyrecht, kunnen worden verzonden via onze Contactpagina of per e-mail naar het daar vermelde adres. Als je in de EU/EER of het VK bent en één contactpunt voor gegevensbescherming wilt, gebruik dan hetzelfde adres en vermeld het ter attentie van de privacycontactpersoon.